Au début du mois de mai, Yotpo a tenté quelque chose d’un peu différent. Nous avons organisé notre tout premier hackathon virtuel, en mettant au défi notre équipe Marketing de créer six campagnes marketing en seulement quatre jours, tout en travaillant à distance.
Transformer ce qui est habituellement un événement organisé au bureau en un événement réparti sur plusieurs continents et fuseaux horaires nous a posé plus d’un défi logistique. À quoi ressemblerait le programme ? Comment faire en sorte que les choses restent amusantes et engageantes ? Mais en dépit de ces obstacles, notre premier marathon à domicile s’est avéré être un succès retentissant.
Plus de 50 membres de l’Équipe y ont participé, chacun travaillant depuis son domicile à Londres, New York, Sofia et Tel Aviv. L’objectif était d’impressionner les juges avec une nouvelle campagne innovante génératrice de demande et des actifs, de développer une compréhension encore plus profonde des produits de Yotpo et d’améliorer nos compétences de collaboration dans des conditions difficiles.
En cours de route, nous avons découvert beaucoup de choses sur ce qui fonctionne et un peu sur ce qui ne fonctionne pas. Voici les sept principales leçons que nous avons tirées du premier hackathon virtuel de Yotpo.
1. Créer une structure qui offre un cadre flexible aux équipes
Très tôt, nous avons mis en place une Équipe d’organisation chargée d’élaborer des plans pour le déroulement du hackathon marketing. Ils ont abouti à la création de Markathon : Class of 2020, un événement virtuel de quatre jours encadré par une paire de cérémonies d’ouverture et de clôture animées, à l’issue desquelles l’équipe gagnante serait déclarée par un panel de juges impartiaux.
Une structure cohérente est essentielle pour que tout le monde reste organisé. Chaque nouveau jour du Markathon débutera par un petit quiz afin de susciter l’intérêt et de mettre tout le monde en état de collaboration. Les équipes individuelles s’organiseront d’elles-mêmes, mais il est utile de disposer d’un cadre quotidien visible autour duquel le hackathon peut prendre forme.
2. Utiliser les cycles d’idéation préalables au hackathon pour susciter l’investissement et l’enthousiasme des participants.
Notre équipe de marketing organise déjà régulièrement des événements d’idéation, au cours desquels chaque Membre de l’équipe soumet de nouvelles idées basées sur un thème choisi. Ces idées sont ensuite réduites à une douzaine de propositions, avant que quelques-unes ne soient sélectionnées pour être produites.
Le Markathon a suivi en grande partie les mêmes rythmes, commençant par un cycle de soumission de 65 idées et se terminant par les six campagnes que nos équipes allaient développer. Comme le pitching ne pouvait évidemment pas se faire en personne, nous avons profité des présentations Zoom et de la communication en ligne entre les équipes pour prendre des décisions.
3. Créer une ambiance qui transcende la distance
L’une des premières victimes d’un événement virtuel peut être l’atmosphère et le ton, il était donc extrêmement important d’établir un thème visuel fort pour rapprocher les participants. Pour ce faire, nous avons fait appel à la formidable équipe de designers de Yotpo, qui s’est rapidement attelée à la création d’un langage visuel global pour la Marque elle-même, ainsi que d’une image de marque distincte, de type club, pour chacune des six équipes en lice.
Cette série de dessins, qui comprenait une collection d’écussons et de bannières animés, a aidé à caractériser et à unifier chacune des équipes, à communiquer une ambiance et à favoriser un sentiment de saine compétition. Malgré la distance, la culture et la personnalité de Yotpo transparaissent toujours.
4. Réfléchissez bien lorsque vous choisissez vos équipes
L’une des toutes premières mesures que nous avons prises lors de l’organisation du Markathon a été de réfléchir à la manière dont nous pourrions créer des équipes composées de membres qui n’ont souvent pas l’occasion de travailler ensemble. À la base, il s’agissait d’un défi marketing, mais aussi d’une occasion d’encourager la collaboration.
Chacune de nos six équipes du Markathon était composée de Membres issus de différentes disciplines, ce qui a donné aux gens l’occasion de collaborer avec des collègues et des équipes avec lesquels ils n’auraient peut-être pas travaillé auparavant. Les designers ont par exemple travaillé aux côtés de data scientists et de responsables du marketing Inbound, nouant ainsi des relations qui pourraient être reprises dans de futurs projets.
5. Utiliser des jeux pour stimuler la communication
Avant de transformer le Markathon en événement virtuel, nous avions prévu de l’organiser ici même, au siège de Yotpo, avec de nombreuses collations à volonté et un happy hour occasionnel pour maintenir la convivialité et la bonne humeur. Préserver cette même atmosphère animée dans un contexte virtuel était une grande priorité, mais y parvenir tout en travaillant à domicile représentait un sérieux défi.
Les jeux ont joué un rôle essentiel dans la réussite de cette opération. Avant le début du Markathon, nous avons envoyé une liste de questions à tous les participants, en demandant à chacun de révéler des faits intéressants et des anecdotes amusantes sur lui-même.
Nous avons ensuite commencé chaque nouveau Jour par un court quiz à choix multiples, récompensant les bonnes réponses par des jetons à échanger contre des prix amusants – créés avec amour par l’équipe de conception – lors de la cérémonie de clôture du hackathon.
Les participants pouvaient gagner les clés de la playlist musicale d’un autre bureau pour la journée – « Gangnam Style » en boucle, quelqu’un ? – ou un nouveau fond d’écran Zoom dessiné par un designer. Ces jeux ont non seulement favorisé une excellente communication entre les équipes distantes, mais ils ont également ajouté une structure indispensable à chaque Jour.
6. Choisir des juges qui peuvent apporter une perspective unique aux projets
Pour désigner le vainqueur, nous avons constitué un panel de juges experts issus de tout Yotpo. Pour évaluer la réussite et la viabilité de nos projets, nous voulions un regard neuf et des points de vue distincts provenant de différents départements.
Le dernier jour, lors d’une conférence virtuelle, les six équipes ont présenté chacune de leurs campagnes. Les juges ont été invités à poser des questions avant d’évaluer le travail de chaque équipe en fonction de trois critères pondérés : l’ impact potentiel, l’exécution et l’innovation.
Les juges ont été très impressionnés par les résultats et « l’exécution haut de gamme », mettant fin à toute crainte que le travail à distance ait pu avoir un impact sur la qualité des campagnes finales. Le travail à domicile n’a fait qu’amplifier l’enthousiasme et l’énergie avec lesquels nos équipes ont abordé la tâche. Le premier Markathon intercontinental a été un succès et a servi de modèle pour les futurs hackathons à distance.
7. Se faire le champion de l’idée gagnante
En plus d’être un moyen optimiste et social pour nos équipes de continuer à collaborer pendant une crise, le hackathon marketing de cette Année a également produit des résultats très concrets. Notre campagne gagnante – un concept conçu, développé, pitché et exécuté par une Équipe répartie dans le monde entier – a été mise en production.
La pandémie de coronavirus nous a obligés à repenser nos méthodes de travail à presque tous les niveaux de l’entreprise et à trouver de nouveaux moyens de collaborer à distance sur des projets complexes. Ce que nous avons découvert en organisant le Markathon, c’est que nos plus grandes et meilleures idées sont portées par nos équipes – et qu’aucune distance ne peut s’y opposer.
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